Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Опубликовано: 23.08.2018

видео Как правильно прошивать документы: схема, образец, инструкция

Как оформить приказ о приеме на работу - Елена А. Пономарева

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.



Основные принципы сшивания документов

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

Название организации. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров). Индекс дела. Заголовок дела. Срок хранения. Номер тома. Количество листов в подшивке. Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:


Как правильно прошивать документы?

Название документа. Дата подшивки. Срок хранения. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить). Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе. Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.


Прошивка Документов Ниткой 3 Дырки

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой. Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа. Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа. Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него. Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно. Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно. Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край. Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке. Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью. С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают. С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой. С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие. 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов. 15 лет – для научной документации. 5 лет – для кинодокументов. 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

Дата составления описи. Номер тома (если дело состоит из нескольких томов). Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

Контроль группировки документов в деле. Подшивка. Нумерация листов. Крепление и составление заверительной надписи с печатью. Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Фото: Заверительная надпись

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см. Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью. Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными. На наклейке делается заверительная надпись с печатью. Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

Количество листов в деле (цифрами и прописью). Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны). Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.